Thực hiện Chỉ thị số 01/CT-VKSTC ngày 2/12/2022 của Viện trưởng VKSND tối cao về công tác của ngành Kiểm sát nhân dân năm 2023; Công văn số 79/TB-VC1 ngày 30/10/2023 của Văn phòng Viện KSND cấp cao tại Hà Nội, Viện kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình (Viện 2) đã xác định ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm gắn với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. Lãnh đạo Viện thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ về ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số của cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị. Ngoài các phần mềm, ứng dụng CNTT theo quy định của Ngành, đơn vị còn sử dụng các ứng dụng, phần mềm khác để phục vụ công tác chuyên môn như: phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ và Văn phòng sử dụng mạng LAN để thực hiện bảo mật thông tin, vận dụng phương pháp sơ đồ tư duy bằng phần mềm Xmind trong nghiên cứu hồ sơ, báo cáo vụ án...để phục vụ công tác chuyên môn.

Về số hóa hồ sơ: Số hóa hồ sơ vụ án là phương pháp sử dụng thiết bị công nghệ để chuyển hóa chứng cứ thành dạng thông tin (file) hình ảnh hoặc video để những người tiến hành tố tụng sử dụng máy tính, thông qua thiết bị trình chiếu có thể nhìn thấy, nghiên cứu và trích cứu mà không phải sử dụng đến hồ sơ vụ án bằng giấy. Việc số hóa hồ sơ các vụ, việc dân sự, hôn nhân gia đình thường được cán bộ, Kiểm sát viên thực hiện sau khi nhận được hồ sơ từ Tòa án chuyển sang và đã được lập theo quy chế nghiệp vụ của Ngành và quy trình nghiệp vụ của Viện KSND cấp cao tại Hà Nội. Cán bộ, Kiểm sát viên tiến hành số hóa tất cả các tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án, sử dụng các phần mềm như PDF Split Or Merge, PDF Split Merge để ghép nối các file PDF riêng lẽ thành một file PDF thể hiện toàn bộ các tài liệu, chứng cứ của vụ án (File vụ án), sau đó phân loại thành các nhóm, từng tập đúng quy định tại Quyết định số 264/QĐ-VKSTC ngày 05/10/2022 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao  về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại, lao động trong ngành kiểm sát nhân dân để việc tìm kiếm, nghiên cứu hồ sơ được thuận lợi. Khi hồ sơ vụ án được số hóa thì các tài liệu, chứng cứ sẽ được lưu trữ trong một thư mục lưu trên máy vi tính để phục vụ KSV khi báo cáo án hoặc phục vụ công tác xét xử tại phiên tòa, việc thực hiện số hóa hồ sơ sẽ không phải in ấn, chuyển hóa các chứng cứ điện tử thành giấy tờ, tiết kiệm chi phí cũng như thuận lợi cho việc lưu trữ.

 Về xây dựng sơ đồ tư duy: Việc xây dựng sơ đồ tư duy đối với vụ án giúp cho Kiểm sát viên hệ thống được toàn bộ các thủ tục tố tụng, tài liệu, chứng cứ, nắm chắc nội dung vụ án, vụ việc, từ đó có thể phát hiện những vi phạm, thiếu sót của Tòa án để kịp thời đề ra yêu cầu, kiến nghị khắc phục vi phạm, nhằm đảm bảo việc giải quyết vụ án có căn cứ, đúng pháp luật; mặt khác xây dựng sơ đồ tư duy sẽ tạo thuận lợi, hỗ trợ tốt cho Kiểm sát viên trong việc báo cáo án, đề xuất quan điểm giải quyết vụ án đến lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Viện. Sơ đồ tư duy còn bảo đảm cho hoạt động báo cáo án thêm phần sinh động, thuyết phục cao và giúp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt toàn bộ nội dung của vụ án để có hướng chỉ đạo.

Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ Kiểm sát viên xây dựng sơ đồ tư duy như phần mềm Edraw Mind Map, SimpleMind Desktop, iMindMap, Xmind. Để xây dựng được sơ đồ tư duy rõ ràng, cụ thể, hiệu quả, cán bộ, Kiểm sát viên đã xây dựng bản tóm tắt nội dung vụ án như hệ thống lại toàn bộ các tài liệu, chứng cứ của vụ án; tiến hành phân thành các nhánh chính, nhánh phụ cấp 1, nhánh phụ cấp 2, 3... theo từng vấn đề (nguyên đơn, bị đơn, tóm tắt nội dung vụ án, nhóm nguồn gốc và quá trình quản lý….); thu thập, chuẩn bị các file ảnh, các tài liệu dự kiến sẽ chèn, đưa vào sơ đồ tư duy để minh họa bằng hình ảnh…

Thực tiễn công tác số hóa hồ sơ, xây dựng, báo cáo án bằng sơ đồ tư duy tại Viện 2: Đơn vị đã ứng dụng phần mềm XMind và thao tác trên hệ thống thiết bị máy vi tính đã được trang bị cho từng cán bộ, Kiểm sát viên. Phần mềm Xmind với các tính năng thiết kế sơ đồ đa dạng, cho phép liên kết các tài liệu, chứng cứ, dữ liệu đã được số hóa giúp gắn kết, nâng cao hiệu quả công tác số hóa hồ sơ vụ án đã và đang thực hiện; dữ liệu sau khi thiết kế có thể trích xuất ra nhiều hình thức và định dạng khác nhau như trình chiếu, tập tin văn bản, hình ảnh…do đó, rất thuận tiện cho việc sử dụng.

Trong năm 2023, Viện 2 đã thực hiện số hóa được 05 hồ sơ; xây dựng 68 sơ đồ tư duy đối với các vụ án phúc thẩm hình sự, dân sự. Đây là bước đột phá lớn trong công tác kiểm sát, nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ kiểm sát xét xử tại phiên tòa. Nhằm động viên, khích lệ phong trào, đơn vị đã tổ chức cuộc thi “Báo cáo án bằng sơ đồ tư duy” trên phần mềm Xmind. Kết quả có 62 sơ đồ tư duy tham gia cuộc thi. Ban tổ chức đã trao 02 giải nhất, 02 giải nhì, 03 giải ba và giải khuyến khích đối với các bài thi có chất lượng tốt nhất.

          Để tiếp tục thực hiện nghiêm túc Chỉ thị công tác kiểm sát trong ngành Kiểm sát nhân dân, ý kiến chỉ đạo của đồng chí Viện trưởng VKSND cấp cao tại Hà Nội, trong thời gian tới, Lãnh đạo Viện 2 tiếp tục chỉ đạo cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị phấn đấu tăng cường việc thực hiện số hóa hồ sơ và báo cáo bằng sơ đồ tư duy đối với các vụ án phúc thẩm, giám đốc thẩm được giao nghiên cứu, xét xử.

                                                                                                KIỂM SÁT VIÊN CAO CẤP